Die Zukunft der Konferenz: Bleiben Ereignisse nach Sperren virtuell?

Keith Townsend verbrachte sechs Wochen damit, seine erste Unternehmenskonferenz zu planen. Mehr als 200 Personen kamen, um 25 Experten zu sehen, aber es wurde keine einzige Hand geschüttelt oder eine Visitenkarte gegeben.

Da die meisten Amerikaner weiterhin den Richtlinien zur sozialen Distanzierung folgen, sind Handelsveranstaltungen dem Weg der Arbeitstreffen gefolgt und haben sich auf virtuelle Plattformen verlagert.

Das Unternehmen von Townsend, The CTO Advisor, startete seine IT-orientierte Veranstaltung über die virtuelle Konferenzplattform vFairs.

Am 21. April nahmen über 280 Personen mit einer Kombination aus aufgezeichneten und Live-Inhalten an der Unternehmenskonferenz teil und hatten die Möglichkeit, die Expertenredner direkt zu benachrichtigen.

"Sie verlieren den einschüchternden Faktor, auf jemanden zuzugehen", sagte Townsend HEUTE zu US. "Die halb anonyme Natur des Internets ist ein großartiger Ausgleich", fügte er hinzu.

Virtuelle Konferenzen haben stetig zugenommen, da Unternehmen auf Online-Ressourcen zurückgreifen, um fluoreszierende Beleuchtung, Teppichböden und Stuhlreihen von Handelsveranstaltungen zu ersetzen, die normalerweise in Hotels und Kongresszentren stattfinden.

Obwohl Amerika noch Monate von der Rückkehr zu Massenversammlungen entfernt ist, konzentrieren sich Unternehmen und Organisationen darauf, wie sie vom virtuellen Trend profitieren können, selbst wenn die Sperren aufgehoben werden.

Im März erschütterten Bedenken hinsichtlich Stornierungen die Eventplanungsbranche, als Unternehmen Tausende von Dollar an Einnahmen verloren und sich der Herausforderung stellten, ihre Geschäfte wieder in Schwung zu bringen.

Unternehmen mussten sich bei der Ausrichtung von Veranstaltungen neu erfinden. Zum Beispiel kündigte Facebook im April an, sein Oculus Connect 7 später in diesem Jahr auf ein digitales Format umzustellen. Workday, das Management-Software-Unternehmen, hat auch seine jährliche interne Vertriebskonferenz abgesagt und sich auf die virtuelle Organisation verlagert.

Laut Eventbrite stiegen die geschäftlichen und professionellen Online-Events im April gegenüber April letzten Jahres um 1,100%.

"Unsere Daten zeigen einen deutlichen Anstieg der Nachfrage nach Online-Events und es war inspirierend zu sehen, wie innovativ Event-Ersteller unsere Plattform nutzen", sagte Crystal Valentine, Chief Data Strategy Officer bei Eventbrite. "Wir gehen davon aus, dass Online-Events bei Ereignissen nach der Pandemie weiterhin eine große Rolle spielen werden."

Und Verbraucher geben Geld aus, um an Online-Veranstaltungen teilzunehmen - laut der Website für Eventmanagement und Ticketing etwa 29 US-Dollar pro Teilnehmer.

Den Trend pumpen
Live-Streaming-Ereignisse verzeichneten bereits vor dem Ausbruch des Coronavirus eine Zunahme des Engagements. Mehr als 67% der Verbraucher weltweit haben Live-Videoinhalte gestreamt. 47% der Verbraucher weltweit geben an, dass sie ihr Live-Streaming seit dem Vorjahr erhöht haben, heißt es in einem Bericht des Interactive Advertising Bureau aus dem Jahr 2018.

Das Videoübertragungs-Tool Socialive begann früh mit einer Partnerschaft mit Facebook und LinkedIn, als es 2016 zum ersten Mal auf den Markt kam. Wenig wusste es jedoch, dass die Einnahmen des Unternehmens vier Jahre später in die Höhe schnellen würden.

"Als COVID-19 eintraf, sahen wir nur eine Flut von Anfragen", sagte David Moricca, CEO von Socialive. "Wir haben unseren Kundenstamm seit Anfang März um 90% vergrößert und unseren Umsatz um 146% gesteigert."

Obwohl Unternehmen wie Socialive aufgrund des Mangels an persönlichen Veranstaltungen einen enormen Anstieg verzeichnen, werden virtuelle Ereignisse auch dann zur Normalität, wenn Staaten beschließen, ihre Sperrbeschränkungen aufzuheben?

"Jede Organisation, die Veranstaltungen veranstaltet, wird über ihre physische Erfahrung sowie ihre digitale und virtuelle Erfahrung nachdenken", sagt Moricca. "Authentisches Video kann ein menschliches Element Ihrer Organisation zeigen."

Hybride Ereignisse sind wahrscheinlicher
Marketingagenturen wie Impact XM entwickeln bereits Strategien für Unternehmen, die im dritten und vierten Quartal des Jahres große Konferenzen veranstalten möchten.

"Wir glauben, dass es in zwei Jahren einige Brückenstrategien geben wird", sagte John Capano, Senior Vice President für Kundenentwicklung bei Impact XM, gegenüber US TODAY.

Capano erklärte einige der Modelle, die Unternehmen und Veranstaltungsplaner in Betracht ziehen könnten, um virtuelle und persönliche Erfahrungen zu kombinieren.

Diese hybriden Ereignisse würden ihr Hauptereignis an einem Ort veranstalten, aber Satellitenereignisse an anderen Orten, um zu vermeiden, dass Tausende von Menschen gleichzeitig an einem Ort zusammenkommen. Während sich Menschen zu persönlichen Veranstaltungen versammeln, erklärte Capano, dass sich Unternehmen auch darauf konzentrieren sollten, einen virtuellen Veranstaltungsknoten für virtuelle Teilnehmer bereitzustellen.

Bis die Leute wieder zu persönlichen Treffen zurückkehren können, müssen sich einige Sektoren noch dem Wartespiel stellen, wenn es darum geht, ihre geplanten Veranstaltungen zurückzubringen.

Wenn es um das Networking geht, erklärte Capano, dass dies möglicherweise einer der Faktoren ist, die ein Unternehmen möglicherweise für sein virtuelles Ereignis wählen muss.

"Sie können weiterhin Live-Chats führen, Chatrooms und virtuelle Lounges erstellen", sagt Capano. "Du machst es einfach nicht so einfach wie vorher."

Für die Veranstaltung von Townsend war das Networking durch die Unfähigkeit der Person eingeschränkt, eine visuelle Darstellung ihrer Produkte zu erhalten.

"Sie verlieren die Zufälligkeit persönlicher Ereignisse", sagte Townsend. "Du hast nicht die natürliche menschliche Erfahrung."

Der CEO von Socialive ist der Ansicht, dass Unternehmen es bereits auf sich nehmen, den Netzwerkfaktor durch Chatboxen zu befriedigen und ein Maß an Intimität zu schaffen, indem sie eine Marke über verschiedene Social-Media-Plattformen hinweg stärken.

"Sie können virtuell immer noch ein Markenerlebnis schaffen, das das richtige Licht in Ihrem Unternehmen und Ihrer Marke ausstrahlt", sagte Moricca.

Dominoeffekt auf Hotels
Marriott International musste alle Veranstaltungen im März, April und Mai verschieben.

"Sie wurden alle in das dritte und vierte Quartal verlegt, einige im Jahr 2021", sagt Brian King, Global Officer für Digital, Vertrieb, Umsatzstrategie und weltweiten Vertrieb bei Marriott International. "Wir haben viele Umbuchungen im Vergleich zu direkten Stornierungen gesehen."

Mit der Wiedereröffnung von Geschäften durch die Staaten bereitet sich Marriott darauf vor, neue Protokolle für ihre großen Konferenzen zu implementieren. Einige davon umfassen das stündliche Reinigen stark berührter Bereiche, das Wechseln von Lebensmittelbuffets für verpackte Mahlzeiten, das Entfernen von Stiften und Pads von Tischen, sofern dies nicht von einem Planer verlangt wird, das Anpassen von Besprechungsräumen an Richtlinien zur sozialen Distanzierung und das Festlegen von Kappen in jedem Raum.

King erklärte auch, dass das Hotelpersonal auch steuern werde, wie sich Personen von einem Meeting zum anderen bewegen. Anstatt dass sich ein großes Konglomerat von Menschen gleichzeitig versammelt, werden die Hotelmitarbeiter damit beginnen, bestimmte Bereiche abzusperren, um zu verhindern, dass ein großer Zustrom von Personen einen Raum betritt.

"Wir überdenken und rüsten das gesamte Event-Erlebnis um", sagte King gegenüber US TODAY.

Marriott sieht dies auch als Gelegenheit für Hotels mit großen Außenbereichen oder in Berggebieten, die Veranstaltungsaktivität zu steigern.

"Es kann kleinere Meetings an Orten geben, die nicht im Auge behalten wurden", sagt King.

Der Geschäftsführer von Marriott ist zuversichtlich, dass das Geschäft wieder aufgenommen wird, sobald es sicher ist, wieder zu Massenversammlungen zusammenzukommen.

"Wenn die Zeit vergeht, wird es diese aufgestaute Forderung geben, Kontakte zu knüpfen", spekuliert King. "Das physische Gefühl, mit Menschen zusammen zu sein und Teil einer Gemeinschaft zu sein, kann nicht durch Technologie ersetzt werden."

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